ECM- järjestelmien elinkaari

ECM-järjestelmät ovat olleet käytössä muutaman vuosikymmenen ja niitä on parannettu ja kehitetty jatkuvasti.  Yritysten omistajat ovat toisinaan olleet raivoissaan lukuisten teknisten ominaisuuksien suhteen, etenkin koska organisaatioiden on pitänyt ylläpitää useampia kuin yhtä järjestelmää. Tästä löytyy esimerkkejä vaikka terveydenhoitoalalta niin Suomesta kuin muualta. Kaikkien eri järjestelmien yhteen sovittaminen on osoittautunut vaikeaksi IT-osastoille.

Sisällönhallinta on siirtymässä selkeästi ECM-palveluista pilvipalveluihin. Yhä useammat yritykset harkitsevat pilvipalveluita tai hybridivaihtoehtoja  käsittelemään kaikkea informaatiota,tavoitteena on saavuttaa kustannustehokkuutta ja helppokäyttöisyyttä, kuten AIIM: n tutkimus osoittaa. Hybridi-malleissa on kuitenkin riskejä, kuten tiedon varastoinnin sijainti, laitteistoinvestointien arvonalennukset ja itse käyttöönotto, mikä liian kiireellisen aikataulun takia voi aiheuttaa korkeita kustannuksia ja hankaluuksia, etenkin jos infrastruktuuri ei ole vielä valmis muutokseen.

Pilvipalveluissa on tulevaisuus

Kaikki sisällönhallintaan liittyvät ongelmat saivat tutkimuslaitos Gartnerin miettimään, että tieto voisi siirtyä pilveen digitaaliaikakaudella. Tutkimusyritys keksi uuden määritelmän, Sisältöpalvelut, joka olisi pilvikäyttöinen, joustava ja dynaaminen. Sen sijaan, että käytössä olisi itsenäinen järjestelmä, yritykset suunnittelisivat omat tarpeensa. On ymmärrettävä, että liiketoimintaympäristö muuttuu, ja yritysten on yhä vaikeampaa hallita sisällön ja tiedon tsunamia. Tutkimus tukee Gartnerin näkemystä, että omissa tiloissa oleva ECM-järjestelmä korvataan jossain määrin pilviratkaisuilla. AIIM: n aiemmin tänä vuonna 231 yrityksessä suorittama  kysely osoitti, että niiden sisällönhallinnassa on suuri muutostarve. Vain 15% vastaajista ilmoitti aikovansa siirtyä itse ylläpitämää ECM-ratkaisua, kun taas kolmasosa oli valinnut pilvipohjaisen ratkaisun ja vielä 51% kehitti hybridiratkaisua, jossa yhdistetään oma sisällönhallinta pilvipalveluihin. Hybridi-lähestymistapa on ymmärrettävää, kun otetaan huomioon, kuinka paljon rahaa on käytetty vuosien varrella vanhoihin ratkaisuihin. Hybridi voi olla tehokas väliaikainen ratkaisu, kun taas enemmän sisältöpalveluita siirtyy pilveen. Kasvava innostus pilvipohjaiseen sisällönhallintaan johti tutkimusorganisaation "Markets and Markets" ennakoimaan, että pilvipohjaisen Enterprise Content Management (ECM) -markkinan koko kasvaa 9,77 miljardista dollarista vuonna 2017 34,42 miljardiin dollariin vuoteen 2022 mennessä.

Cloud services boast several valuable advantages

One of the driving ideas behind the implementation of legacy ECMs was to put content online, where it could be accessed more easily than paper. But with the cloud, content is even more readily available. Workers in remote locations, including in different time zones, are able to collaborate easily by accessing documents in the cloud anywhere in the world on multiple devices.

Working on content in the cloud also appeals to millennials, who will make up three-quarters of the workforce by 2020 and expect to use the most sophisticated automated technologies. In addition, the cloud can offer far greater scale. In the cloud, additional storage is available whenever a company needs to expand.

Liberating businesses to achieve more

By establishing your content management in the cloud, it liberates budgets from the constraints of heavy investments in on-premise technology hardware. The IT department spends less money on the up-front costs of the ECMs, and they don’t have to waste time doing ongoing maintenance. As a result, IT professionals can focus on doing more innovative work to modernise the user experience, such as developing custom user interfaces and new apps.

IT is not the only department to benefit from cloud-based storage. The cloud makes it easier to automate the technologies required for accounts payable, contracts management, correspondence management and invoice processing. Content management in the cloud allows everything from inventories to service contracts to be collected in one place and shared with authorised employees. It facilitates communication between various company departments, such as legal, human resources and finance.

The cloud is the latest innovation

There are already some innovative examples of cloud-based content services which are exciting users with their ability to take advantage of the flexibility of the services. Rather than purchasing off-the-shelf systems that are simply designed to manage content, they can more easily integrate content management and business processes. IBM has said that many organisations are blending together their previously separate content, process and collaboration functions in the cloud. Some firms also believe that the next step for development of technology for the cloud will be the use of robotics and AI to gain useful business insights from the stored content, rather as they would from big data. The development of these new tools has the potential to revolutionise content management in the cloud. The benefits for those businesses that leave their legacy systems behind and take the leap into the cloud will be exponential.